Засади використання автоматизованої системи документообігу Буського районного суду Львівської області

“ЗАТВЕРДЖЕНО”

рішенням зборів суддів

Буського районного суду

Львівської області

«01 » жовтня 2015 року № 11

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи

документообігу суду в Буському районному суді Львівської області

          1. Загальні положення

Із змінами і доповненнями, внесеними рішенням  зборів 

Буського районного суду Львівської області

 від 05.12.2019 № 8,

від 30.04.2024 № 2,

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Буському районному суді Львівської області  (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 2 червня 2016 року № 1402-VIII, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України,  Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 зі змінами (далі - Положення), Положення про збори суддів Буського районного суду Львівської області, затвердженого Рішенням зборів суддів від 04 березня 2020 року № 2.

1.2. Засади розроблено з метою визначення повноважень та порядку розгляду зборами суддів  Буського районного суду Львівської області (далі – суд) питань щодо функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливостей автоматизованого розподілу судових справ між суддями, порядку формування колегій суддів для здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

1.3. Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов'язані  з відправленням правосуддя (проведення узагальнень судової практики, надання методичної допомоги, здійснення адміністративних повноважень тощо).  

1.4. Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду-далі Положенням, наказами  керівника апарату про визначення  функціональних обов'язків та прав користувачів автоматизованої  системи документообігу суду.

2. Особливості функціонування автоматизованої системи

2.1. У Буському районному суді Львівської області використовується  комп'ютерна програма  «Д-3»,  розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

2.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи Державним підприємством "Інформаційні судові системи" .

2.3. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме: реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду; розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних; взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої; реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі; використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду; оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами; індексацію документів та їх контекстний пошук; виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень; зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі; відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень; підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації; надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень); передачу судових справ до електронного архіву; надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

3. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи.

3.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Буському районному суді Львівської області визначаються на підставі наказів керівника апарату.

3.2.Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу здійснює головний спеціаліст (з інформаційних технологій). 

 3.3. Електронні примірники наказів керівника апарату щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

3.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

3.5. Редагування інформації в автоматизованій системі здійснюється уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи в разі виявлення неточностей, технічних описок або неповноти даних.

3.6. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини. 

3.7. Підставою для видачі даного розпорядження є службова записка відповідальної особи за реєстрацію вхідної кореспонденції.

3.8. Реєстрація клопотань щодо слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку.

3.9. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.

3.10. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

3.11. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

3.12. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства суду.

3.13. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою.

3.14. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

3.15. Користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, зокрема здійснення автоматичного розподілу  судових справ:

- одразу після реєстрації відповідної судової справи в КП «Д-3»   здійснюється  автоматизований  розподіл та переміщення справи головуючому судді;

- матеріали справи передаються головуючому судді  в кінці  робочого дня відповідно до  реєстру,  але не пізніше  наступного дня, в окремих  випадках, категорія справи,  що передбачає негайний розгляд передаються невідкладно. 

3.16.Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис".

3.17. Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.

3.18. Користувачі автоматизованої системи зобов'язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

3.19. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст (з інформаційних технологій). 

 3.20. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

4. Розподіл судових справ між суддями.

4.1. Розподіл судових справ у Буському районному суді Львівської області здійснюється в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату  суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.          

4.2. У Буському районному суді Львівської області може застосовуватися:

- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи ;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- повторний автоматизований розподіл судових справ.

4.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, у випадках:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять робочих днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів); 

 - за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів.  За один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше трьох календарних днів.  

 - у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження більше 7 календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

 - у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

- у дні перебування судді у нарадчій кімнаті два і більше календарних днів.

4.4. Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду керівником апарату або заступником керівника апарату суду. На підтвердження перебування судді в нарадчій кімнаті секретар судового засідання або помічник судді надають керівнику апарату суду або особі, яка виконує його обов’язки, доповідну записку із інформацією про дату та час видалення суду до нарадчої кімнати. Вказана обставина є підставою для повторного автоматизованого розподілу справ, які підлягають негайному розгляду або по яких передбачено скорочений термін їх розгляду.

 4.5. У разі тривалої відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці, тощо) у випадках надходження справ, передбачених підпунктом 2.3.44 Положення, з метою недопущення порушення розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки, такі судові справи підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах, окрім судових справ, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, повернення судового збору, роз’яснення судового рішення, судових справ про перегляд заочного рішення, зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження. Такі судові справи та матеріали  передаються в перший робочий день судді  після відсутності з причин, передбачених п. 2.3.3. Положення.

4.6. Не розподіляти щодо конкретного слідчого судді клопотання (як раніше визначеному слідчому судді), що надійшли: за один робочий день до початку відпустки; за один робочий день до початку відрядження або навчання (якщо їх тривалість становить більше семи календарних днів). За один робочий день до відрядження або навчання (якщо їх тривалість становить менше семи календарних днів).

4.7. Клопотання, які підлягають розгляду слідчим суддею в порядку КПК України по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді. В разі відсутності слідчого судді, який вже розглядав клопотання по одному кримінальному провадженні, здійснюється автоматичний розподіл такого клопотання.

5. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

5.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

5.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

5.3. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

5.4. Табель обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду заповнює керівник апарату (або особа, яка виконує обов’язки керівника апарату) зокрема: 

 - відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «Відпустка», «Відрядження» проводиться на підставі наказу голови суду (судді, який виконує його обов’язки) про відрядження чи надання відпустки судді. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься керівником апарату та/або заступником керівника апарату до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування  наказу автоматично блокується автоматизованою системою. 

 - відмітка про причини тимчасової відсутності судді «Хвороба» проводиться на підставі усного повідомлення судді керівнику апарату, про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності.   Неповідомлення суддею про причини неявки на роботу о 09:30 год. в день неявки, позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

- відмітка у  табелі «нарадча кімната»  проводиться на  підставі  письмової записки секретаря судового засідання або помічника судді та долучення  журналів судових засідань про початок та закінчення «нарадчої  кімнати».

- відмітка у  табелі  «інше» встановлюється  суддям на  підставі  доповідної записки та  розпорядження голови суду ( особи, яка  виконує його обов'язки) щодо участі в  діяльності суддівського самоврядування, або іншій діяльності, що  не пов'язана із здійснення  судочинства. 

 - відмітка у  табелі «згідно з рішенням  зборів» вноситься на підставі рішення зборів  суддів.

5.5. Копія табелю обліку використання робочого часу щодо суддів суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься керівником апарату та/або заступником керівника апарату   до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля. 

6. Автоматизований розподіл судових справ між суддями.

6.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації  суддів, у тому числі  спеціалізації  зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх та слідчого судді, на засадах об'єктивного та неупередженого  їх розподілу між суддями з дотриманням вимог процесуального законодавства та Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

6.2. Відмова судді від отримання розподіленої  в установленому порядку судової справи не допускається.

6.3. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

6.4. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

 6.5. У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не є порушенням  вимог цих Засад та  Положення про автоматизовану систему документообігу суду. 

6.6. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями Буського районного суду Львівської області, що автоматично створюється автоматизованою системою.

6.7. У випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів, автоматизований розподіл справ за рішенням зборів суддів може здійснюватися без урахування конкретного судді на встановлений період до вирівнювання навантаження. Значною вважається різниця в навантаженні на суддю більш як сорок відсотків у порівнянні з навантаженням на інших суддів (крім голови суду).

7. Коефіцієнт адміністративних посад.

 7.1. В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративні посади коефіцієнт адміністративних посад не встановлюється.

8. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді.

8.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям по вхідній реєстрації, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

8.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді  ( згідно протоколу передачі судової справи раніше визначеному складу суду)  передаються: 

• судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
• судові справи про перегляд заочного рішення;
• судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;
• клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;
• матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
• судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
• зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
• заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
• заяви про відновлення втраченого судового провадження;
• заяви про забезпечення позову, доказів.

8.2.1 Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються справи, які розглядаються в порядку ЦПК України, КАС України та КПК України, які були повернуті, залишені без розгляду, відкрито провадження у справі або було відмовлено у їх відкритті і рішення в яких скасовані апеляційною інстанцією, якщо дані скасовані процесуальні рішення не перешкоджають подальшій участі даного судді у розгляді справи. 

8.3. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

8.4. Справи про адміністративні правопорушення, які надійшли до суду після дооформлення передаються раніше визначеному судді. У разі відсутності судді, в провадженні якого перебувала справа більше 10 днів (у зв’язку із відрядженням, знаходженням у відпустці, під час тимчасової непрацездатності) у день надходження справи до суду – судова справа підлягає автоматизованому розподілу

8.5 Кримінальні провадження, які повертались прокурору для дооформлення, усунення недоліків у обвинувальному акті, після повернення до суду розглядає раніше визначений суддя. У разі відсутності судді, в провадженні якого перебувала судова справа  більше 10 днів (у зв’язку із відрядженням, знаходженням у відпустці, під час тимчасової непрацездатності) у день надходження справи до суду – судова справа підлягає автоматизованому розподілу. 

 8.6 Розгляд судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та розгляду в неробочі дні, розглядаються суддями, які в ці дні перебувають на чергуванні відповідно до графіка затвердженого головою суду.

8.7 У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 8.2-8.4 цих Засад на  термін більше  ніж 10 днів, такі судові справи та матеріали передаються  на  автоматичний  розподіл на загальних  підставах.

8.8. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

8.9. Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, та додається до матеріалів судової справи.

9. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями.

9.1. Винятково у разі, коли суддя  у передбачених законом випадках не може  продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи  (з службовою запискою судді), передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.

9.2. У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді  на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.  

9.3. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках, зокрема:

- за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи

- недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, підтверджується наявними в комп'ютерній програмі "Д-3" процесуальними документами, з яких вбачається безпосередня участь суддів у розгляді судової справи по суті.

- у разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ або ж заміна судді (суддів)   здійснюється на підставі вмотивованого рішення про відвід (самовідвід) судді (суддів).

9.4. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

9.5. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду.

10. Засади формування колегії суддів

10.1 Якщо, у випадках передбачених процесуальним законодавством, судова справа підлягає розгляду колегією суддів, то склад колегії суддів визначається шляхом автоматичного розподілу.

10.2 У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (закінчення повноважень, відсторонення від посади, тривала непрацездатність тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється за допомогою АСДС в автоматичному режимі.

11. Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

11.1. Якщо при здійсненні автоматизованого розподілу комп’ютерною програмою "Д-3" сформовано документ по справі "Неможливість розподілу справи", уповноважена особа апарату суду, відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, зобов’язана негайно повідомляти про це керівника апарату.

11.2. У разі, якщо причиною неможливості автоматизованого розподілу є недостатня кількість суддів відповідної спеціалізації, керівником апарату негайно повідомити голову  суду для вирішення  вказаного  питання. 

11.3. Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

11.4. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад три години, фіксуються актами, складеними комісією до якої входить керівник апарату (особа, яка виконує його обов’язки), головний спеціаліст ( з інформаційних технологій), старший секретар суду, секретар суду   (, із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.  Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

11.5. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених  у пункті 11.4 цих Засад обставин.

11.6. У разі настання обставин, зазначених у пункті  12.4.  цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо)  здійснюється головою суду (особою, яка виконує обов'язки голови суду) за списком суддів, складеним в  алфавітному порядку з урахуванням  даних табеля обліку робочого часу  суддів та п.2.3.3 Положення про автоматизовану систему  документообігу суду.

12. Прикінцеві положення.

12.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу  Буського районного суду Львівської області затверджуються рішенням зборів суддів і набирають чинності з наступного дня, після дня їх затвердження зборами суддів  суду.

12.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу Буського районного суду Львівської області, збори суддів суду новим рішенням затверджують зміни до Засад використання автоматизованої  системи документообігу суду. 

12.3 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.